Organizada por la responsable de la oficina del Usuario de ALBA, Inmaculada Ramos, el evento reunió a 40 asistentes procedentes de los principales sincrotrones europeos (Suiza, Alemania, Reino Unido, Francia, Italia y Suecia y España). Todos ellos participaron en mesas redondas donde se han debatido temas como: la evaluación de las propuestas científicas, sus procedimientos de acceso, proyectos y financiación europea, modos de acceso no estándares o rápidos (por ejemplo, acceso cruzado a diferentes instalaciones o experimentos por acceso remoto) y la tecnología que hay detrás de los portales de las Oficinas del Usuario.
Las Oficinas del Usuario juegan un papel clave en los sincrotrones, FELS (Free Electron Lasers) y fuentes de neutrones y muones, ya que gestionan las convocatorias de acceso, las evaluaciones y los informes de resultados de las propuestas. El procedimiento puede ser bastante complejo, ya que debe haber coordinación con el comité de revisión formado por expertos científicos internacionales, con los responsables de las instrumentos técnicos y con el grupo de Seguridad y Salud. Además, la mayoría de los portales de las Oficinas de Usuario requieren de un continuo mantenimiento y mejora.
En la actualidad, los proyectos europeos entre instalaciones, como PaNData, Calipso, NMI3, Biostruct-X o EuroFEL, apuntan hacia la armonización de los flujos de trabajo y los procedimientos usados en las Oficinas del Usuario para permitir que puedan colaborar más fácilmente entre ellos, Sin embargo, un verdadero intercambio de experiencias entre los miembros de las diferentes oficinas europeas se hacía necesario y la primera reunión, hecha en ALBA, ha supuesta una gran oportunidad para poner en común el conocimiento sobre los desarrollos actuales y futuros en este ámbito.
