Organitzat per la responsable de l'Oficina de l'Usuari d'ALBA, Inmaculada Ramos, l'esdeveniment va reunir a 40 assistents procedents dels principals sincrotrons europeus (Suïssa, Alemanya, Regne Unit, França, Itàlia, Suècia i Espanya). Tots ells han participat en taules rodones on s'han debatut temes com: l'avaluació de propostes científiques, els procediments d'accés, projectes i finançament europeu, modes d'accés no estàndards o ràpids (per exemple, accés creuat a diferents instal·lacions o experiments per accés remot) i la tecnologia que hi ha darrere els portals de les Oficines de l'Usuari.
Les Oficines de l'Usuari juguen un paper clau en els sincrotrons, FELS (Free Electron Lasers) i fonts de neutrons i muons, ja que gestionen les convocatòries d'accés, avaluacions i informes de resultats de les propostes. El procediment pot ser bastant complex, ja que hi ha d'haver coordinació amb el comitè de revisió format per científics experts internacionals, amb els responsables dels instruments tècnics i amb el grup de Seguretat i Salut. A més, la majoria dels portals de les Oficines de l'Usuari requereixen un continu manteniment i millora.
En l'actualitat, els projectes europeus entre aquestes instal·lacions, com PaNData, Calipso, NMI3, Biostruct-X o EuroFEL, apunten cap a l'harmonització dels fluxos de treball i els procediments emprats en les Oficines de l'Usuari per facilitar que els centres puguin col·laborar més fàcilment entre ells. Tot i això, un veritable intercanvi d’experiències entre els membres de les diferents oficines europees es feia necessari i la primera reunió, feta a ALBA, ha sigut una gran oportunitat per posar en comú el coneixement sobre els desenvolupaments actuals i futurs en aquest àmbit.
